Wil je een bijeenkomst of een feest organiseren, dan kun je tegen aardig wat zaken oplopen. Regels waar je aan moet voldoen, bijvoorbeeld, maar ook de zorg om alleen genodigden te ontvangen, en geen toevallige passanten. Je wilt het soepel laten verlopen, en ook voor medewerkers of vrijwilligers prettig houden, zonder je gasten het gevoel te geven dat er beperkingen zijn. Hoe pak je dat het beste aan?
Alleen voor genodigden
Uitgaand van een bijeenkomst die bedoeld is voor een bepaalde groep mensen, en niet voor toevallig aanwaaiend publiek, moet je allereerst realiseren dat je gasten op een bepaalde manier kunt herkennen. Werken met een gastenlijst is dan een goed idee. Zorg dat iedereen die erbij hoort te zijn netjes geregistreerd staat en check dit bij aankomst. Het is in dat geval uiteraard van belang dat de locatie slechts op één manier te betreden valt, zodat eventuele ongenode gasten niet via een andere ingang zonder problemen naar binnen kunnen wandelen.
Een manier om goed overzicht te houden op wie je gasten zijn, is door te werken met polsbandjes. Deze kun je uitdelen bij de entree, maar je kunt ook al eerder polsbandjes bestellen en deze mee sturen met de uitnodiging, of op een andere manier vooraf verdelen. Op die manier maak je de entree direct een stuk gemakkelijker: er hoeft niet meer te worden gekeken of iemand op de lijst staat, maar slechts gecheckt te worden of iemand een polsbandje draagt.
Iedereen op de juiste plek
Bij bepaalde evenementen of bijeenkomsten kan het handig of noodzakelijk zijn dat iedereen een vaste plek heeft. Dit is vaak een tafel, waaraan een bepaald gezelschap zich kan bevinden. Tafelbordjes zorgen ervoor dat dit duidelijk is. Je kunt hiermee bepaalde tafels die gereserveerd zijn ‘bezetten’, zodat gasten weten dat zij hier niet kunnen plaatsvinden. Je kunt ook kaartjes inzetten waarop reeds de naam van het gezelschap is aangegeven. Zo weten bezoekers precies waar zij verwacht worden, en kan hier geen verwarring over ontstaan.
Als organisator is het misschien lastig om dergelijke maatregelen te treffen. Je wilt tenslotte vooral dat je gasten een fijne dag of avond hebben, en niet dat zij het gevoel hebben dat zij aan allerlei regeltjes gebonden zijn. Toch kunnen deze maatregelen ervoor zorgen dat je bijeenkomst juist prettig en ontspannen verloopt. Het geeft je gasten duidelijkheid zonder al te veel gedoe, zodat zowel jij als zij zich vervolgens kunnen bezighouden met waar het uiteindelijk om draait: gezellig, veilig en verantwoord samen zijn.
